Hướng dẫn thực hiện quy trình tái tuyển dụng nhân sự

Quy trình gồm 2 giai đoạn: (1) Lập & phê duyệt quyết định tái tuyển dụng → (2) Điều động nhân sự đến phòng ban nhận việc.

Giai đoạn 1 — Lập quyết định tái tuyển dụng

Bước 1 Tìm nhân sự cần tái tuyển dụng

Vào Hồ sơ nhân sự → Nghiệp vụ nhân sự → Hồ sơ nhân sự.
Ở cây thư mục bên trái, chọn nhóm NS thôi việc để lọc danh sách.
Tìm đúng nhân sự theo tên hoặc mã nhân viên. Kiểm tra hồ sơ có hiển thị ĐÃ THÔI VIỆC để chắc chắn đúng người.

Danh sách NS thôi việc — Chọn nhóm "NS thôi việc" trong cây thư mục để lọc ra danh sách nhân sự đã nghỉ

Bước 2 Mở form lập quyết định

Click chọn dòng nhân sự cần tái tuyển dụng.
Click chuột phải → chọn Lập quyết định tái tuyển dụng.

Chỉ những nhân sự có trạng thái Đã thôi việc mới hiển thị tùy chọn này. Nếu không thấy, kiểm tra lại trạng thái nhân sự hoặc quyền tài khoản.

Menu lập quyết định tái tuyển dụng — Menu ngữ cảnh — chọn "Lập quyết định tái tuyển dụng"

Bước 3 Điền thông tin & trình phê duyệt

Điền đầy đủ: Số quyết định, Ngày lập quyết định, Loại quyết định.
Nhấn Lưu
Hệ thống ghi nhận nhân sự ở trạng thái Chờ nhận việc.

Giai đoạn 2 — Điều động nhân sự đến phòng ban nhận việc

Bước 4 Tạo phiếu đề xuất điều động

Vào menu Điều động → Thông báo điều động, chọn tab Phiếu điều động.
Chọn phòng ban để tạo phiếu điều động mới.

Danh sách phiếu điều động — Điều động → Thông báo điều động → Phiếu điều động

Bước 5 Chọn nhân sự vào phiếu

Trong phiếu vừa tạo, vào tab Nhân sự điều động.
Nhấn + Chọn nhân sự → dropdown hiện ra 2 lựa chọn:
- Từ DS nhân sự chuẩn bị điều động — nhân sự đã có trong danh sách chuẩn bị (từ phiếu đề nghị chuyển trả đã duyệt).
- Nằm ngoài danh sách — thêm trực tiếp từ toàn bộ nhân sự trong hệ thống.
Danh sách nhân sự hiện ra — tìm và tick chọn đúng người, nhấn Chọn.

Tab nhân sự điều động — Tab "Nhân sự điều động" trong phiếu — nhấn "+ Chọn nhân sự"

Dropdown chọn nguồn — Chọn nguồn: từ DS chuẩn bị hoặc ngoài DS

Modal chọn nhân sự từ hệ thống — Modal chọn nhân sự — tìm kiếm theo tên/mã NV, tick chọn rồi nhấn "Chọn"

Bước 6 Lập thông báo điều động

Chuyển sang tab Thông báo điều động trong cùng phiếu.
Nhấn Lập thông báo điều động.

Tab thông báo điều động — Tab "Thông báo điều động" — nhấn "Lập thông báo điều động"

Bước 6a — Chọn nhân sự nhận thông báo

Tick chọn nhân sự cần gửi thông báo trong danh sách → nhấn Tiếp tục.

Bước 1 - Chọn nhân sự — Bước 1: Chọn nhân sự cần gửi thông báo

Bước 6b — Điền nội dung thông báo

Kiểm tra thông tin: Nơi làm việc hiện tại → Nơi làm việc mới, Ngày điều động.
Chọn Vị trí mới tại phòng ban/công trường nhận.
Thêm Thông tin liên lạc của đầu mối tại nơi đến nếu cần.
Tick Book vé máy bay nếu nhân sự công tác khác miền → nhấn Tiếp tục.

Nếu chưa chọn vị trí mới, hệ thống vẫn cho lưu tạm nhưng không thể gửi thông báo.

Bước 2 - Nội dung thông báo — Bước 2: Điền vị trí mới, thông tin liên lạc và tùy chọn book vé

Bước 6c — Xem trước khi gửi

Xem lại toàn bộ nội dung phiếu điều động và quyết định đính kèm. Nhấn Quay lại nếu cần chỉnh sửa, hoặc Tiếp tục để sang bước gửi.

Bước 3 - Xem trước — Bước 3: Xem trước nội dung đầy đủ trước khi gửi

Bước 6d — Gửi thông báo điều động

Chọn nhóm email hoặc nhập địa chỉ người nhận thêm.
Nhấn Gửi thông báo điều động.

Khi gửi thành công, hệ thống tự động:

Gửi email đến: nhân sự, TPB/CHT nơi đến, TPB/CHT nơi đi, quản lý gián tiếp (GDK), TP.QTNNL, Bộ phận DD.
Đính kèm file PDF thông báo điều động và CV của từng nhân sự (nếu cài đặt bật).
Đính kèm file Word quyết định điều động in theo template ứng với chức danh nhân sự.
Nếu tick Book vé máy bay: CC thêm TP.TH và danh sách người book vé theo cài đặt.

Resend email (gửi lại) chỉ được phép khi thông báo đã ở trạng thái Đã gửi. Nếu vẫn đang chờ duyệt, hệ thống báo lỗi "Thông báo chưa được phê duyệt nên không thể gửi email."

Bước 4 - Gửi — Bước 4: Chọn người nhận và gửi

Email thông báo điều động — Email thông báo được gửi tự động kèm file đính kèm

Bước 7 Xác nhận nhân sự đã đến nhận việc

Vào tab Nhân sự điều động (Đề xuất điều động → tab thứ 2) để xem danh sách tổng hợp.
Tìm dòng nhân sự vừa điều động → click chuột phải → chọn:
- Xác nhận nhân sự đã đến — hoàn tất điều động.
- Xác nhận nhân sự không đến — ghi nhận không nhận việc.
- Xuất quyết định điều động — in file Word quyết định.
- Thu hồi lệnh điều động — hủy lệnh sau khi đã gửi (chỉ khả dụng khi quá trình công tác còn khớp với lệnh điều động).

Khi xác nhận đã đến, hệ thống tự động:

Cập nhật trạng thái nhân sự → Đang làm việc.
Kết thúc quá trình công tác tại đơn vị cũ, tạo quá trình công tác mới tại đơn vị nhận với số quyết định điều động.
Cập nhật đơn vị, vị trí công tác trong hồ sơ nhân sự.
Cập nhật chủ sở hữu KPI năm tại đơn vị mới (nếu module KPI đang bật).
Cập nhật ngày phép theo điều động.
Xóa dữ liệu kế hoạch chuyển trả cũ của nhân sự.

Không thể xác nhận lại nếu nhân sự đã được xác nhận trước đó — hệ thống trả về tên người đã xác nhận.
Thu hồi lệnh điều động chỉ thực hiện được khi quá trình công tác gần nhất của nhân sự còn khớp với lệnh. Nếu không khớp → lỗi "Quá trình công tác gần nhất không khớp với lệnh điều động này."

Danh sách nhân sự điều động tổng hợp — Tab "Nhân sự điều động" — danh sách tổng hợp tất cả phiếu, click ⋮ để xác nhận

Menu xác nhận nhân sự — Chọn "Xác nhận nhân sự đã đến" để hoàn tất quy trình

Kết quả sau khi hoàn tất

Nhân sự chuyển từ Chờ nhận việc → Đang làm việc tại phòng ban mới.
Biến động Tái tuyển dụng và Điều động được ghi nhận trong lịch sử nhân sự.
Dữ liệu chấm công và lương bắt đầu từ ngày hiệu lực của quyết định tái tuyển dụng.

Các lỗi thường gặp:

Không thấy "Lập quyết định tái tuyển dụng" trong menu → Nhân sự chưa ở trạng thái Đã thôi việc, hoặc tài khoản thiếu quyền.
Biến động không xuất hiện đúng kỳ → Ngày hiệu lực nằm ngoài chu kỳ hạch toán.
Nhân sự vẫn ở trạng thái "Chờ nhận việc" sau khi gửi thông báo → Chưa thực hiện "Xác nhận nhân sự đã đến" ở Bước 7.
Không gửi được thông báo điều động → Chưa chọn vị trí mới ở Bước 6b.