Hướng dẫn lập và quản lý quyết định thôi việc
Bước 1 Vào màn hình Quản lý nhân viên
Vào Quan hệ lao động → Nghiệp vụ quan hệ lao động → Quản lý nhân viên.
- Tab Đơn nghỉ việc: danh sách nhân sự đã nộp đơn xin nghỉ, kèm trạng thái phê duyệt.
- Tab Quyết định thôi việc: danh sách quyết định đã được lập.
Bước 2 Xử lý đơn nghỉ việc
Click ⋮ ở dòng nhân sự → menu ngữ cảnh hiện các thao tác:
- Thông tin đơn nghỉ việc — xem chi tiết đơn.
- Biên bản bàn giao công việc — tra cứu hoặc tạo biên bản bàn giao (tự động tạo kèm đơn khi nhân sự nộp).
- Gửi email nhắc phê duyệt / Gửi email thông báo đồng ý — gửi thông báo nhanh qua email.
- Xác nhận đồng ý / Không đồng ý đơn xin nghỉ — BP.QHLD xác nhận (chỉ thực hiện được 1 lần; xác nhận rồi không thể thay đổi).
- Lập quyết định thôi việc — tạo quyết định sau khi đơn được duyệt xong.
Luồng phê duyệt đơn (QT012): Bước 1 — người duyệt xác nhận Ngày đồng ý nghỉ từ ngày; Bước 2 — xác nhận Ngày công ty cho nghỉ. Sau khi qua đủ 2 bước → đơn chuyển Status = 2 (Hoàn thành). Chỉ khi đơn Status = 2 mới có thể lập quyết định thôi việc.
BP.QHLD chỉ xác nhận được 1 lần. Nếu bấm lại sẽ nhận lỗi "Đơn đề nghị đã được xác nhận." Tương tự, thao tác xem xét của BP.QHLD cũng chỉ thực hiện được 1 lần.
Bước 3 Lập quyết định thôi việc
- Chuyển sang tab Quyết định thôi việc.
- Nhấn + Thêm mới hoặc chọn Lập quyết định thôi việc từ menu ở Bước 2.
- Điền các trường theo bảng dưới.
- Lưu → quyết định ở trạng thái Mới tạo. Khi cập nhật sang Có hiệu lực và ngày hiệu lực đã đến, hệ thống tự động cập nhật hồ sơ nhân sự.
| Trường | Bắt buộc | Lưu ý |
|---|---|---|
| Hợp đồng lao động | ✓ | Chọn đúng hợp đồng đang hiệu lực |
| Ngày hiệu lực | ✓ | Ngày nhân sự chính thức thôi việc; không được nằm trong kỳ lương đã khóa |
| Ngày làm việc cuối | — | Có thể trước ngày hiệu lực nếu bàn giao sớm |
| Ngày kết thúc lương | — | Ảnh hưởng đến kỳ tính lương cuối cùng |
| Tháng kết thúc BHXH | — | Tháng dừng đóng BHXH |
| Lý do thôi việc | — | Chọn từ danh mục LyDoThoiViec |
| Hình thức thôi việc | — | Chọn từ danh mục HinhThucThoiViec |
Các trạng thái quyết định:
- 0 — Mới tạo: chưa tác động đến hồ sơ nhân sự.
- 1 — Có hiệu lực: khi ngày hiệu lực đến, hệ thống tự cập nhật nhân sự sang Đã nghỉ việc, kết thúc quá trình công tác cũ và tạo quá trình công tác thôi việc mới.
- 2 — Đã hủy: quyết định bị hủy thủ công.
- 3 — Hết hiệu lực: tự động khi nhân sự được tái tuyển dụng.
Ràng buộc kỳ lương khóa: Nếu Ngày hiệu lực hoặc Ngày làm việc cuối nằm trong kỳ tính công lương đã chốt, hệ thống từ chối lưu và hiển thị: "Không thể lập quyết định này. Vì lý do Ngày hiệu lực hoặc Ngày làm việc cuối nằm trong các kỳ tính công và lương đã chốt…" — cần liên hệ CB để mở khóa.
Khi Status = 1 có hiệu lực, hệ thống tự động: đặt
TrangThaiCongViec = 3 (đã nghỉ việc), ghi NgayNghiViec, kết thúc quá trình công tác hiện tại và tạo quá trình thôi việc mới với số quyết định làm mã tham chiếu.
Lưu ý Hủy quyết định thôi việc
Trường hợp cần hủy quyết định (ví dụ: nhân sự được tái tuyển dụng lại), click ⋮ → Hủy quyết định thôi việc. Hệ thống sẽ hiển thị xác nhận với chuỗi xử lý tự động:
Chuỗi xử lý khi hủy quyết định:
- Chuyển trạng thái quyết định → Đã hủy
- Xóa Quyết định Chấm dứt HĐLĐ liên quan
- Kiểm tra quá trình công tác gần nhất:
- Nếu là tái tuyển dụng → trạng thái nhân viên = Chờ nhận việc
- Nếu không → trạng thái nhân viên = Đang làm việc, khôi phục đơn vị và vị trí cũ
- Xóa ngày nghỉ việc của nhân viên
- Cập nhật ngày kết thúc quá trình công tác gần nhất
Thao tác hủy ảnh hưởng đến dữ liệu lương và BHXH. Hệ thống yêu cầu thông báo Quản trị viên C&B trước khi thực hiện để đảm bảo đồng bộ chấm công và kỳ lương liên quan.
Phân nhánh sau khi hủy tùy thuộc quá trình công tác gần nhất còn lại của nhân sự:
- Nếu quá trình đó là tái tuyển dụng (
QuyetDinh_Loai = 3) → nhân sự về trạng thái Chờ nhận việc. - Nếu không → nhân sự về trạng thái Đang làm việc, đơn vị và vị trí cũ được khôi phục tự động.